Integración de las TIC con Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

Mejorar el cumplimiento de requerimientos de calidad, seguridad y medio ambiente, a la vez que reducimos el trabajo administrativo en las organizaciones es una de las responsabilidades de la dirección. Las empresas que trabajan en entornos “Lean” necesitan cada vez más, proveerse de sistemas que garanticen la información necesaria a tiempo real. Debemos aprovechar estos sistemas para disponer en línea de toda la información relativa a la calidad, riesgos y a cualquier información que legalmente tenga que estar a disposición del operario mientras realiza su trabajo, mejorando enormemente la comunicación entre la dirección y los operarios productivos.

Estos sistemas deben de caracterizarse por:

• Garantizar el acceso a documentos de importancia tales como hojas de proceso, planes de control, pautas de autocontrol, ayudas visuales, pautas de embalaje, lecciones aprendidas, etc.
• Permitir la consulta de materiales peligrosos y los riesgos existentes en la realización de las operaciones de los procesos.
• Disponer de métricas de accidentes (incidencia, gravedad, frecuencia).

Los beneficios que nos proporcionan estos sistemas son:

• Podemos demostrar el cumplimiento de los requisitos específicos de los clientes y normativa legal a auditores externos e internos.
• Reducción de los trabajos administrativos y la utilización de papel.
• Cumplimiento de procedimientos de riesgos.

Estos sistemas pueden ser tan complejos como el usuario o diseñador quiera. El éxito de una buena implantación reside el la planificación de los recursos disponibles y las fases de introducción, utilizando diferentes tecnologías en cada una de ellas e impulsando el autoaprendizaje en estos sistemas:

Un sistema básico (fase 2) proporciona directamente unos beneficios similares a los obtenidos en una integración similar. La diferencia reside en la cantidad de datos que queremos manipular y que van directamente relacionados con el tamaño de la organización.

Si deseas más información de cómo hacer tu integración, no dudes en contactar con The Lean Manager”.

Como implantar 5S en las oficinas

Las estructuras de las organizaciones deben estar sobre fuertes cimientos que soporten las inclemencias del día a día. Estos cimientos son conocidos desde hace más de 30 años con el nombre de 5S o también como Housekeeping.

Forjadas en Japón, las 5S son más que orden y limpieza. En conjunto, representan una lógica de trabajo, una manera de enfocarse en las tareas cotidianas generando el cambio cultural requerido para sobrevivir en el mercado. Por eso son universales, porque contribuyen a crear disciplinas de trabajo.

Para empezar con la implementación de las 5S debemos hacernos una serie de preguntas. Si respondemos afirmativamente a más de 5, entonces estamos listos para implementar 5S en nuestra oficina.

	Pregunta	Si / No
1	Las personas luchan por encontrar lápices, papel, carpetas, llaves, etc?
2	Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen dueño aparente?
3	Usted o sus colegas acumulan lápices, clips, revistas viejas en los cajones?
4	Hay papeles o carpetas que ya no se usan y juntan polvo?
5	Hay elementos de seguridad tales como extintores dando vueltas y ya caducados?
6	Hay cables sueltos y/o a la vista?
7	Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?
8	Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la persona y/o escritorio adecuado?
9	Hay papeleras repletas?
10	Hay momentos donde faltan puestos de trabajo?
11	Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que no se usan?
12	Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo?
13	Hay documentos, carpetas, papeles, catálogos, etc mezclados?
14	Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones y esquinas?

Implementar las 5S en oficinas tiene beneficios concretos:

- Crea lugares de trabajo organizados.

- Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.

- Crea sensación de pertenencia.

- Mejora la productividad y la eficiencia.

- Reduce los tiempos de respuesta a los clientes.

- Ayuda a identificar y eliminar las pérdidas.

Algunas pistas básicas:

1ªS SEIRI: Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos, ficheros, planos, informes, elementos de oficina, etc.).

Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado ese documento durante el mes pasado? Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios (todos aquellos requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo, en las cantidades adecuadas) y elementos deseados (por ejemplo 20 lápices en un portalápices, muchos de los cuales ya no funcionan, otros 20 en el cajón del escritorio, viejos documentos guardados con la idea de que algún día volveremos a usarlos).

Las estadísticas muestran que la cantidad de documentación descartada se corresponde aproximadamente con la mitad de la generada!! Las campañas deben orientarse a minimizar la cantidad de documentos y materiales que se mantienen a mano.

2ªS SEITON: Un lugar para cada cosa/dato y cada cosa/dato en su lugar.

5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

- Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos de oficina (lápices, grapadoras, etc).

- Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano.

- Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual.

- Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente.

- Evitar las “colecciones” particulares.

- Es el momento también para reorganizar el layout de la oficina y fijar criterios desafiantes. Por ejemplo: si tardamos más de 30 segundos en encontrar un documento, entonces hay que seguir mejorando!!

3ªS SEISO: Limpieza es inspección.

Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Por ejemplo: revisar y separar los documentos incompletos, a punto de ser obsoletos, caducados, etc.

4ªS SEIKETSU: Limpieza estandarizada .

Llegó el momento de fijar:

- Políticas para la retención de documentos, manejo del archivo, descarte.

- Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado.

- Reglas como por ejemplo: apagar su ordenador antes de irse, dedicar 5 minutos diarios a organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.

5ªS SHITSUKE: Disciplina.

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de trabajo. Para eso: entrene a todos en la metodología (asegúrese que las personas nuevas son inducidas de inmediato!!); verifique que las mejores prácticas se comparten; realice auditorías; comunique de manera repetida los objetivos y los beneficios.

Y ahora? A empezar de nuevo!

La implementación es un ciclo en espiral, donde cada nueva vuelta nos permitirá profundizar y seguir mejorando.

Fuente: www.actiongroup.com.ar, http://nuevaregion.com/index.php?option=com_content&view=article&id=5308:5-s-en-oficinas-pero-si-eso-es-para-fabricas&catid=124:lectura-recomendada&Itemid=105

Motivarnos día a día

Nos podemos considerar unos privilegiados si en los tiempos que corren, tenemos trabajo. Por esta misma razón, ya casi ni nos quejamos, pero esto no quita que busquemos fórmulas que nos hagan escapar de esta situación, de tomar en cuenta nuestros problemas y de buscar soluciones a ellos.

Mihalyi Csikzentmihalyi (Catedrático de Neurociencias de la Universidad de Stanford) ha definido el concepto de flow o flujo como un estado en el que la persona se encuentra completamente absorta en una actividad para su propio placer y disfrute, durante la cual el tiempo vuela y las acciones, pensamientos y movimientos se suceden unas a otras sin pausa. Todo el ser está envuelto en esta actividad, y la persona utiliza sus destrezas y habilidades llevándolas hasta el extremo. La persona está en flow cuando se encuentra completamente absorbida por una actividad durante la cual pierde la noción del tiempo y experimenta una enorme satisfacción.

Este estado de equilibrio se rompe cuando algo en el trabajo se convierte en un problema. Sea cual sea nuestro caso, vamos a reflexionar sobre algunos puntos que nos ayudarán a optimizar nuestro rendimiento y aumentar nuestra satisfacción laboral:

- "Divide las dificultades que examinas en tantas partes como sea posible para su mejor solución" (René Descartes).

- "Lo que importa es cuánto amor ponemos en el trabajo que realizamos" (madre Teresa de Calcuta).

- "Cuanto más alto coloque el hombre su meta, tanto más crecerá" (J.C. Friedrich von Schiller).

- "Dentro de ti tienes más talento del que nunca has aprovechado y más fuerza de la que nunca has puesto a prueba" (Ludin, Paul y Christensen, en Fish!).

Después de reflexionar, ¿podemos hacer algo mañana como primer paso a una actitud constructiva?

Fuente: J. Moix