Como implantar 5S en las oficinas

Las estructuras de las organizaciones deben estar sobre fuertes cimientos que soporten las inclemencias del día a día. Estos cimientos son conocidos desde hace más de 30 años con el nombre de 5S o también como Housekeeping.

Forjadas en Japón, las 5S son más que orden y limpieza. En conjunto, representan una lógica de trabajo, una manera de enfocarse en las tareas cotidianas generando el cambio cultural requerido para sobrevivir en el mercado. Por eso son universales, porque contribuyen a crear disciplinas de trabajo.

Para empezar con la implementación de las 5S debemos hacernos una serie de preguntas. Si respondemos afirmativamente a más de 5, entonces estamos listos para implementar 5S en nuestra oficina.

	Pregunta	Si / No
1	Las personas luchan por encontrar lápices, papel, carpetas, llaves, etc?
2	Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen dueño aparente?
3	Usted o sus colegas acumulan lápices, clips, revistas viejas en los cajones?
4	Hay papeles o carpetas que ya no se usan y juntan polvo?
5	Hay elementos de seguridad tales como extintores dando vueltas y ya caducados?
6	Hay cables sueltos y/o a la vista?
7	Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas?
8	Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la persona y/o escritorio adecuado?
9	Hay papeleras repletas?
10	Hay momentos donde faltan puestos de trabajo?
11	Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que no se usan?
12	Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo?
13	Hay documentos, carpetas, papeles, catálogos, etc mezclados?
14	Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones y esquinas?

Implementar las 5S en oficinas tiene beneficios concretos:

- Crea lugares de trabajo organizados.

- Mejora radicalmente el tiempo de búsqueda de documentos.

- Crea sensación de pertenencia.

- Mejora la productividad y la eficiencia.

- Reduce los tiempos de respuesta a los clientes.

- Ayuda a identificar y eliminar las pérdidas.

Algunas pistas básicas:

1ªS SEIRI: Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos, ficheros, planos, informes, elementos de oficina, etc.).

Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado ese documento durante el mes pasado? Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios (todos aquellos requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo, en las cantidades adecuadas) y elementos deseados (por ejemplo 20 lápices en un portalápices, muchos de los cuales ya no funcionan, otros 20 en el cajón del escritorio, viejos documentos guardados con la idea de que algún día volveremos a usarlos).

Las estadísticas muestran que la cantidad de documentación descartada se corresponde aproximadamente con la mitad de la generada!! Las campañas deben orientarse a minimizar la cantidad de documentos y materiales que se mantienen a mano.

2ªS SEITON: Un lugar para cada cosa/dato y cada cosa/dato en su lugar.

5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

- Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos de oficina (lápices, grapadoras, etc).

- Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano.

- Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual.

- Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente.

- Evitar las “colecciones” particulares.

- Es el momento también para reorganizar el layout de la oficina y fijar criterios desafiantes. Por ejemplo: si tardamos más de 30 segundos en encontrar un documento, entonces hay que seguir mejorando!!

3ªS SEISO: Limpieza es inspección.

Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Por ejemplo: revisar y separar los documentos incompletos, a punto de ser obsoletos, caducados, etc.

4ªS SEIKETSU: Limpieza estandarizada .

Llegó el momento de fijar:

- Políticas para la retención de documentos, manejo del archivo, descarte.

- Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado.

- Reglas como por ejemplo: apagar su ordenador antes de irse, dedicar 5 minutos diarios a organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.

5ªS SHITSUKE: Disciplina.

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de trabajo. Para eso: entrene a todos en la metodología (asegúrese que las personas nuevas son inducidas de inmediato!!); verifique que las mejores prácticas se comparten; realice auditorías; comunique de manera repetida los objetivos y los beneficios.

Y ahora? A empezar de nuevo!

La implementación es un ciclo en espiral, donde cada nueva vuelta nos permitirá profundizar y seguir mejorando.

Fuente: www.actiongroup.com.ar, http://nuevaregion.com/index.php?option=com_content&view=article&id=5308:5-s-en-oficinas-pero-si-eso-es-para-fabricas&catid=124:lectura-recomendada&Itemid=105